Assistance à maîtrise d’ouvrage pour le renouvellement du contrat d’exploitation des services publics de mobilité

Contexte et objectifs

Au regard de l’échéance de son contrat de transport public actuel, le Grand Montauban a souhaité être accompagné pour organiser l’ensemble de la procédure de renouvellement. Après le choix d’une première AMO qui n’a pas satisfait à ses obligations, l’agglomération a fait appel aux services du groupement Iter/Seban pour les accompagner dans la reprise de la procédure.
Les objectifs par la collectivité dans le renouvellement étaient à plusieurs niveaux :
° Pédagogique : permettre aux élus de mieux comprendre les tenants et aboutissants d’une procédure de concession dans un contexte de délégation à une SEM dont l’actionnaire majoritaire était la collectivité elle-même.
° Amélioration de l’offre de services : Le Grand Montauban est un territoire particulièrement dynamique, tant du point de vue économique/démographique que du point de vue de la réalisation de grands projets urbains (GPSO, nouveaux quartiers d’affaires, etc.). La collectivité souhaitait donc organiser un réseau performant, adapté aux futurs besoins, tout en respectant le budget. Malgré une assiette de versement mobilité plutôt dynamique, la collectivité voulait s’inscrire dans un cadre budgétaire relativement similaire à celui des années précédentes. La négociation au cours de la procédure était donc une étape déterminante dans le processus de choix du soumissionnaire.

Face à ces objectifs, plusieurs enjeux ont immédiatement été relevés :
° Les délais : malgré une volonté d’imaginer un réseau qui réponde aux objectifs des années à venir, le planning envisagé ne laissait aucun délai pour travailler les scénarios d’offre avec les élus. Par conséquent, la procédure devait permettre de faire appel au savoir-faire des soumissionnaires au cours de la procédure afin d’adapter le réseau aux besoins actuels et futurs,
° La reprise d’un dossier en cours : compte tenu du changement d’AMO entre le choix du mode de gestion et le début de rédaction du DCE, la reprise nécessitait de s’approprier dans un timing restreint l’ensemble des données utiles à la compréhension du contexte, mais aussi nécessaires pour anticiper les négociations à venir.
° La gestion d’une procédure de concession dans laquelle un des soumissionnaires serait l’exploitant actuel dont son actionnaire majoritaire était la collectivité elle-même.
°Des enjeux : juridiques sont apparus immédiatement avec la nécessité de dissocier les élus référents de la procédure avec ceux élus au conseil d’administration de la SEM, mais aussi stratégiques au regard d’une négociation « difficile » avec des membres proches de l’exécutif de la collectivité. Comme gérer les discussions informelles dans un cadre formel de procédure.

L’ensemble de ces éléments nous ont permis de développer une méthodologie parfaitement adaptée à leur contexte tout en se prémunissant des risques associés aux enjeux décrits ci-dessus.

Démarche et méthode

Dans un premier, il a fallu préciser aux membres du bureau l’organisation générale de la procédure ainsi que les enjeux associés à chaque étape. Cette première réunion a permis de préciser les attentes politiques ainsi que les marges de manœuvre laissées à l’AMO.

Dans un second temps, compte tenu de l’impossibilité temporelle d’étudier différents scénarios de réseau, deux réunions de travail politiques ont été organisées en l’espace d’une semaine afin de préciser les attentes et les souhaits d’évolution du réseau. Un rappel des enseignements diagnostiques de la précédente AMO a été énoncé à l’appui d’une expertise additionnelle de notre part. Nous avons ensuite effectué une analyse cartographique pour identifier les corridors/ secteurs nécessitant une amélioration, une requalification ou une réorganisation de l’offre. Cette étude a été réalisée en deux phases, ce qui nous a permis d’affiner certaines estimations des ressources à prévoir, et d’ajuster le projet si nécessaire.

Ces choix étant faits, la rédaction du DCE a pu être entamée en veillant à bien définir les critères de sélection, de même que la façon dont chaque soumissionnaire pourrait présenter un réseau répondant à des objectifs politiques généraux plutôt qu’à une description très précise. Notre travail d’AMO a surtout été d’élaborer un cahier des charges et un règlement de consultation qui précise très clairement la manière dont les propositions allaient être notées. En effet, dans le cadre d’une définition assez large des besoins, l’enjeu juridique de comparaison des offres est important. Il convient que chaque soumissionnaire soit parfaitement informé de la manière dont ils vont être notés. Cette étape d’élaboration du DCE a fait l’objet de plusieurs réunions technico-politiques rapprochées permettant un processus efficace de rédaction et de validation.

° Vérification du respect des propositions du soumissionnaire au regard du cadre minimal :
À la suite de la réception des candidatures et offres, seul l’exploitant actuel, à savoir la Société d’Economie Mixte (SEM) dont l’actionnaire majoritaire était le Grand Montauban, a soumissionné. Un seul soumissionnaire a permis immédiatement de réduire le risque juridique de la procédure, mais a accentué davantage l’enjeu politique d’une négociation complexe avec l’opérateur historique et des liens évidents avec la collectivité.
Au regard de ce nouveau contexte, Iter a proposé à la collectivité d’organiser un groupe restreint de travail réunissant les élus chargés de la « mobilité » et des « finances », le DGS, le directeur juridique, le directeur financier et le directeur des mobilités. Ce dernier devait prendre l’ensemble des décisions associées à la procédure. En tant qu’AMO, notre mandat consistait à analyser, à préparer les arbitrages et à animer et à mener les négociations.
Chaque réunion de négociation a fait l’objet d’une note préalable permettant de déterminer les rôles de chacun, de mettre en exergue les arguments sur les postes à négocier et d’anticiper les arguments ou contrepropositions.

Résultats :

Malgré la présence d’un seul soumissionnaire, le processus de contractualisation a permis des avancées notables pour l’offre de mobilité de l’agglomération dans un contexte budgétaire contenu. En effet, entre la première offre et l’offre contractualisée, les économies réalisées par la collectivité sont substantielles sans pour autant que cette dernière ait eu à faire d’importantes concessions.
Iter a pu apporter au cours du processus de contractualisation son expertise sur les thématiques techniques/ juridiques et financières. Par exemple, au cours de la procédure de négociation, l’AMO a conseillé de se rapprocher rapidement d’une centrale d’achat public afin de bénéficier d’une offre alternative au sujet d’un investissement nécessaire pour la réalisation du service. Cette stratégie a permis dans un cadre budgétaire similaire de bénéficier d’un service de rapport qualité/ prix bien meilleur tout en affectant le budget « mobilité » de la collectivité que dans sa partie investissement et non fonctionnement au contraire d’un investissement réalisé dans le cadre de la concession. Cet exemple démontre notre capacité de conseil au-delà de ce que la collectivité avait pu imaginer au préalable.